Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Versie 2018

Inschrijven

Je dient je éénmalig te registreren, een account aan te maken. Als ouder kan je verschillende kinderen aan je account toevoegen. Eenmaal je geregistreerd bent, kan je uit het aanbod een keuze maken en deze digitaal reserveren en betalen.

Wie niet beschikt over een computer of smartphone met internetverbinding kan persoonlijk aan het loket van de betrokken diensten terecht voor registratie en inschrijving.
Bij het registreren dient het rijksregisternummer als verplicht veld ingevuld te worden, hierdoor vermijden we dubbele accounts. Ook als je je kinderen aan je account toevoegt, dien je hun rijksregisternummer in te geven. Je vindt deze op de klever van het ziekenfonds of op de kids-ID (het nummer begint met de geboortedatum).

Inschrijvingsmomenten

Je kan steeds vanaf vastgelegde momenten inschrijven voor het aanbod.

Dit kan online vanuit je account of voor activiteiten van de vrijetijdsdienst aan hun balie.

Inschrijven of plaatsen reserveren via mail of telefoon is niet mogelijk.

Voor de activiteiten van de sportdienst en het themakamp van de speelpleinwerking is vooraf inschrijven en betalen verplicht.

Voor de activiteiten van de speelpleinwerking kan je kiezen voor een vooraf inschrijving of kan je ook het moment zelf, tijdens de inschrijvingsmomenten, inschrijven indien er nog plaatsen zijn. Let wel: bij vooraf inschrijving en betaling is er geen wachtrij. Indien u de dag zelf wenst in te schrijven zal je moeten aanschuiven en ter plaatse met bancontact betalen.

Algemene bepalingen bij inschrijving

Het maximum aantal deelnemers is afhankelijk van de aard van de activiteit. Volzet is dan ook volzet.

Deelnemers dienen aan de leeftijdsvoorwaarden te voldoen van de gekozen activiteit. Voor activiteiten van de sportdienst wordt enkel afgeweken van de leeftijdsvoorwaarden als de jongere in klas zit met jongeren van een ander geboortejaar. Hiervoor neem je best contact op met de sportdienst. Voor de jeugddienst kan er een uitzondering gemaakt worden op de leeftijdsvoorwaarden na overleg.

Deelnemers met een openstaande factuur kunnen niet deelnemen aan een activiteit.

Betalen

Bij online inschrijving

Na je online inschrijving word je automatisch doorverwezen naar het online betaalplatform. Betaling kan via het online betaalplatform met bancontact.

Let op! Inschrijvingen die niet betaald zijn binnen twee weken worden automatisch geschrapt. Indien u om een of andere reden niet in de mogelijkheid bent om de betaling direct te doen, gelieve contact op te nemen met de betreffende dienst.

Bij inschrijving aan de balie van de desbetreffende dienst

Vrijetijdsdienst: aan de balie van de vrijetijdsdienst kan je enkel met bancontact betalen.

Sportdienst: aan de balie van de sportdienst kan je cash of met bancontact betalen.

Annuleren

Vrijetijdsdienst:

Betaalde activiteiten kunnen slechts worden terugbetaald om de volgende redenen:
- Bij annulering wegens ziekte of om medische redenen kan de activiteit volledig terugbetaald worden indien dit schriftelijk of per e-mail gemeld wordt, ten laatste, op de dag van de start van de activiteit (tot 09u00 ’s morgens) bij de desbetreffende dienst. Hiervoor dient een medisch attest binnen de 5 werkdagen aan de infobalie of via e-mail bezorgd te worden.
-
Bij annulering wegens andere redenen kan de activiteit volledig terugbetaald worden indien dit schriftelijk of per e-mail aan de desbetreffende dienst gemeld wordt, ten laatste, 7 werkdagen voor de start van de activiteit.
-
Wanneer een activiteit wordt geschrapt door te weinig deelnemers , krijg je het volledige inschrijvingsgeld teruggestort. Er kan in de mate van het mogelijke voor jou een gepast alternatief worden gezocht.

Sportdienst:
-
Annuleren kan ten laatste op de dag van de start van de activiteit / lessenreeks (tot 9u ’s morgens). Het betaalde bedrag zal teruggestort worden mits een administratieve kost van 5 euro.
-
Eens de activiteit / lessenreeks gestart is kan er geen terugbetaling meer gedaan worden, ook niet om medische redenen.

Annuleren kan enkel schriftelijk of via e-mail bij de desbetreffende dienst.

Sportdienst@kuurne.be – Nieuwenhuyse 49 8520 Kuurne (sportactiviteiten)

Vrijetijdsdienst@kuurne.be – Boomgaardstraat 134 8520 Kuurne (speelpleinwerking en themakamp pienterschool)

De gemeentelijke diensten zijn niet verantwoordelijk voor het foutief of dubbel online inschrijven.

Opgelet! Terugbetalingen kunnen enkel via storting gebeuren, gelieve er rekening mee te houden dat dit niet meteen na de annulatie kan gebeuren. Terugbetalingen worden gebundeld en zullen uitgevoerd worden binnen de 30 dagen na de desbetreffende vakantie(sportkampen, speelpleinwerking en themakamp pienterschool) of binnen de 30 dagen na de activiteit indien het gaat om een activiteit los van een vakantieperiode.

Betalingsvoorwaarden

De prijs wordt per aanbod/activiteit vastgelegd.

Sportkampen, themakamp pienterschool, speelpleinwerking, lessenreeksen

Bij elke inschrijving dient onmiddellijk betaald te worden. Betaald = ingeschreven.

Extra voor- en naopvang speelpleinwerking/sportkampen

Je kan vooraf inschrijven voor de dagen die je extra voor- en/of naopvang nodig hebt voor je kind(eren). Indien je vooraf inschrijft, betaal je deze ook onmiddellijk.

Indien je onvoorziene extra opvang nodig hebt, zullen deze opvangdagen achteraf via factuur aangerekend worden.

Tarieven en kortingen

De tarieven staan bij elke activiteit vermeld.

De tarieven voor de extra opvang zijn 1,20 EUR per opvangmoment (07u00-08u00 / 17u00-18u00)

Er wordt korting toegekend in geval van:

-
Verhoogde tegemoetkoming: 80% korting indien u per kind beschikt over een geldige UiTpas met kortingstarief. Om van deze korting te genieten moet je vooraf langskomen op de desbetreffende dienst. De dienst duidt dan in je account aan dat je hier recht op hebt. De korting wordt vanaf dan automatisch toegepast als je een activiteit boekt (online of aan de infobalie). De bewijsstukken dien je jaarlijks opnieuw voor te leggen aan de desbetreffende dienst.

Opgelet! Kortingen worden niet met terugwerkende kracht toegekend. Je kan er pas van genieten nadat je op de dienst bent langs geweest en over een geldige UiTpas beschikt.

-
Indien je voor de activiteiten van de speelpleinwerking, ten laatste zeven dagen voor de start van de vakantieperiode ingeschreven bent, krijg je een korting van 5% op deze activiteiten. Deze korting kan niet gecumuleerd worden met de verhoogde tegemoetkoming.

Voorwaarden en informatie

Respecteer de uren van de activiteiten, kinderen die te laat komen kunnen geweigerd worden. Indien je kind uitzonderlijk op een ander tijdstip aanwezig zal zijn of de activiteit vroeger moet verlaten bespreek je dit vooraf met de verantwoordelijke van de activiteit.

Bij uitstappen zijn er geen vervangactiviteiten voorzien. Indien de uitstap volzet is en je kind is niet vooraf ingeschreven kan er geen opvang voorzien worden.

Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan een schriftelijke toelating mee aan het kind.

Breng je kind in aangepaste kledij naar de activiteit, deze kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kleren die aangepast zijn aan de weersomstandigheden. Voorzie bij warm weer een pet of hoedje en zonnecrème. Bij slecht weer voorzie je regenkledij. Geef kleuters altijd een reservebroek en onderbroek mee.

Schrijf de naam van je kind op de rugzak, de brooddoos en op elk kledingstuk. Vraag er op tijd naar als je kind spullen verloren heeft.

Geef je kind geen waardevolle spullen (GSM, smartphone, tablet, mp3speler, gameconsoles, fototoestel,..) of geld mee naar de activiteiten. Indien dit nodig zou zijn zal de desbetreffende dienst je daar vooraf voor contacteren.

Is er belangrijke medische of andere informatie over je kind die de organisatie of de begeleiders moeten weten, duid dit dan zeker aan op de informatiefiche van je kind. Bespreek deze informatie ook vooraf met de verantwoordelijke en/of de begeleiders van de activiteit.

Kinderen moeten zindelijk zijn om te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Uitzonderingen moeten besproken worden met de verantwoordelijke van de desbetreffende activiteit.

De inschrijver verklaart dat de deelnemer gezond is en eventuele medische problemen heeft vermeld in de vragenlijsten en meegedeeld heeft aan de verantwoordelijke en de begeleiders.

Elke deelnemer dient zicht te schikken naar de richtlijnen en eisen van de organisatie. Bij ernstige overtredingen heeft de organisatie het recht de in overtreding zijnde deelnemer uit te sluiten, zonder dat deze aanspraak maakt op enige vorm van schadevergoeding of terugbetaling.

De aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt op de uren zoals vermeld in het programma. De inrichters zijn in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade veroorzaakt buiten de opgegeven uren.

Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van persoonlijke spullen.

Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt, dan moet de ouder van het kind of de familiale verzekering de kosten betalen.

Als je kind zich kwetst of een ongeval heeft dan word je verwittigd. Als er kosten zijn dan moet de ouder die eerst zelf betalen. De ouder krijgt de nodige papieren van de verzekeringsmaatschappij.

Fiscaal attest

Voor kinderen jonger dan 12 jaar ontvang je een fiscaal attest. Kosten voor opvang voor kinderen tot 12 jaar kan je immers in je belastingen inbrengen. Ten laatste voor 15 juni krijgen alle ouders een fiscaal attest van de kosten die ze het vorige jaar gemaakt hebben voor opvang. Dit attest kan je onder je account terugvinden.

Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld. Het fiscaal attest is de vinden bij de account van de accounthouder.

Terugbetalingen door derden

Heel wat ziekenfondsen en werkgevers doen ook een tegemoetkoming voor sport- en jeugdactiviteiten. Als je ziekenfonds voorziet in een tegemoetkoming voor jeugdactiviteiten of sport, je vindt in je account een deelnemersattest die je kan printen en afgeven aan je ziekenfonds. Wanneer je een opleiding volgt bij VDAB kan je kosten voor de opvang van je kinderen bij hen binnen brengen. Je vraagt bij hen een formulier aan en laat het door de dienst invullen.

Ongevallen en verzekering

Als je kind een ongeval krijgt, ontvang je een ongevallenformulier. De dienst vult de gegevens over het ongeval in. Je vervolledigt zelf de gegevens van het “slachtoffer”. Je laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt dit formulier de volgende werkdag.

Je betaalt alle kosten en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Van de apotheker vraag je een onkostennota.

De verzekeringsmaatschappij zal je een dossiernummer bezorgen. De bewijsstukken van alle gemaakte kosten bezorg je met vermelding van dit dossiernummer aan de verzekeringsmaatschappij.

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen enzoverder

Diegene op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestiging, facturen en terugbetalingen ontvangt.

Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt. Deze documenten worden NIET gewijzigd. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.

Privacy

Persoonlijke gegevens
De organisator registreert en behandelt de persoonlijke gegevens die je hebt meegedeeld.
Met je inschrijving geef je uitdrukkelijk de toestemming om je persoonsgegevens en die van je kind te verwerken.
Met je persoonlijke gegevens verwerken we je inschrijving, garanderen we je deelname aan activiteiten en houden we je op de hoogte van onze dienstverlening. De organisator behandelt je gegevens vertrouwelijk en geeft ze nooit door aan derden. Wil je niet langer gebruikmaken van onze diensten of wil je niet langer informatie krijgen over onze activiteiten? Volgens de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens heb je altijd het recht om je gegevens te bekijken, te wijzigen en te laten verwijderen. Wil je van dit recht gebruikmaken? Contacteer de desbetreffende diensten.

Foto’s
Tijdens de activiteiten worden er foto’s gemaakt. Wil je niet dat er foto’s van jou of je kind gepubliceerd worden in bijvoorbeeld brochures of op een website?
Meld dat bij de inschrijving.

Ziekte en medicatie

Voor sommige activiteiten vraagt de organisator medische gegevens. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld.
Kinderen die ziek zijn, mogen niet meedoen aan de activiteiten. Dat is in het belang van hun eigen gezondheid en die van andere kinderen. Als er bij je kind een ernstige en besmettelijke ziekte wordt vastgesteld, moet je een verantwoordelijke van de organisator onmiddellijk op de hoogte brengen.
Als een kind in de loop van de dag ziek wordt, contacteert de verantwoordelijke de ouders. Het kind moet dan zo snel mogelijk opgehaald worden.
Medewerkers van de organisator dienen in principe geen medicijnen toe. Dat kan alleen in uitzonderlijke gevallen: in overleg met de verantwoordelijke en als er een medisch voorschrift is.
Op dat voorschrift moeten de hoeveelheden en de benaming van de medicatie vermeld zijn. De medewerkers dienen alleen medicijnen toe als de manier van toedienen eenvoudig is.

Vragen?

Je kan ons bereiken per telefoon of per mail:

Sportdienst – sportdienst@kuurne.be 056 35 27 71

Vrijetijdsdienst – vrijetijdsdienst@kuurne.be 056 36 20 50

Door de inschrijving verbindt men zich ertoe kennis te nemen van de voorwaarden en informatie.
back to top