Registreren en aanmelden

• Wat is registratie?

  Antwoord: Om te kunnen inschrijven voor (vakantie-) opvang, een kamp en/of een activiteit dien je eerst een account aan te maken. De registratie kan je doen via e knop 'registreer met eID' of via de knop 'registreer zonder eID'. Dit verloopt in verschillende stappen:
  
  

  • Stap 1: maak een account aan. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op.
  • Stap 2: na het doorlopen van de registratieprocedure, ontvang je een activatiemail op je emailadres. Je kan je account activeren door op de link in de mail te klikken.
  • Stap 3: vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen. Om de registratie vlot te doorlopen, hou je best je eigen rijksregisternummer en dat van je kinderen bij de hand. Je kan dit terugvinden op de identiteitskaart, de SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit.

  Opgelet: diegene die de account aanmaakt, ontvangt alle briefwisseling (vb. bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.); deze worden niet naar derden verstuurd en kunnen niet p naam van iemand anders opgemaakt worden.

• Waar vind ik mijn rijksregisternummer?

  Antwoord: Je vindt je rijksregisternummer op je identiteitskaart, je SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. Het nummer begint met de laatste 2 cijfers van je geboortejaar.
  Voorbeeld: je bent geboren op 16 september 1971, je rijksregisternummer begint met 710916.
  

• Is het noodzakelijk om aan te melden?

  Antwoord: Als je niet aangemeld bent, dan kan je het hele vakantieaanbod bekijken, maar kan je nergens voor inschrijven. Wil je inschrijven voor (vakantie-) opvang, een sportkamp of activiteit dan moet je je eerst aanmelden met jouw gebruikersnaam en paswoord zoals je die in jouw account hebt ingegeven. Heb je nog geen account? Volg de stappen bij de vraag ‘Wat is registratie?’.
  

• Ik ben mijn wachtwoord verloren

  Antwoord: Klik onder aanmelden op ‘paswoord vergeten’, je zal een link toegestuurd krijgen om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.
  

• Hoe verander ik mijn persoonlijke gegevens of instellingen?

  Antwoord: Als je ingelogd bent, klik je in het menu rechts op het scherm ‘mijn contactgegevens’, ‘mijn gezin’ of ‘mijn logingegevens’.
  

• Kan ik via mijn account inschrijven voor andere kinderen dan mijn eigen kinderen?

  Antwoord: Neen, diegene die de inschrijvingen doet ontvangt alle briefwisseling (bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.).
  

• Ik kan mijn kind niet inschrijven voor een activiteit.

  Antwoord: Dit kan meerdere oorzaken hebben:
  

  • Niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Bij het aanmaken van een kind zijn bepaalde vragen verplicht in te vullen (vb. medische gegevens).
  • Jouw kind heeft niet de juiste leeftijd voor deze activiteit.
  • Jouw kind beschikt niet over de noodzakelijke competenties. Vb. voor bepaalde zwemactiviteiten kan gevraagd worden dat het kind reeds een zwembrevet behaalde.
  • De activiteit is volzet, dan kan je jouw kind inschrijven op de reservelijst (zie vraag: wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?).
  • De facturen werden niet betaald.

Werking opvang en activiteiten

• Je kind komt voor de eerste keer naar activiteiten van de sportdienst of jeugddienst.

  Antwoord: Komt je kind voor de eerste keer naar de activiteiten dan dien je volgende stappen te doorlopen:
  

  • Maak een account aan op Kwandoo (zie vraag: wat is registratie?).
  • Vul de verplichte vragenlijst in.
  • Je kan vanaf nu inschrijven in activiteiten van de sportdienst of jeugddienst.

• Wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?

  Antwoord: Wanneer activiteiten volzet zijn, kan je ervoor kiezen om je in te schrijven op de reservelijst. De dienst contacteert je als er plaatsen vrijkomen.
  

• Wat doe ik als mijn kind ziek is?

  Antwoord: Als je kind ziek is kan het niet terecht in de activiteiten van de sportdienst of vrijetijdsdienst. Contacteer steeds de dienst wanneer jouw kind niet naar de activiteit kan komen!
  
  Sportactiviteiten: als je kind ziek wordt voor aanvang en/of tijdens de volledige periode van de sportactiviteit / lessenreeks wordt het inschrijfgeld terugbetaald mits een administratieve kost van 5 euro. Hiervoor dien je de sportdienst wel te verwittigen vóór aanvang van de sportactiviteit / lessenreeks.
  Wordt je kind ziek gedurende het sportkamp of lessenreeks (bv. voor één of meerdere dagen) dan is er geen terugbetaling mogelijk.
  
  Vrijetijdsdienst: als je kind ziek wordt voor aanvang van de activiteit wordt het inschrijfgeld terugbetaald, mits melding (schriftelijk of via email voor 9u op de dag van de activiteit). Er moet steeds een doktersattest binnen de vijf dagen worden binnengebracht.

• Wat doe je als je een inschrijving wil annuleren?

  Antwoord: Alle sportactiviteiten kunnen geannuleerd worden voor aanvang van de activiteit / lessenreeks, als men via mail verwittigt kan men een terugbetaling van het inschrijfgeld krijgen mits administratieve kost van 5 euro. Eens de activiteit of lessenreeks gestart is, is terugbetaling niet meer mogelijk.
  
  Alle activiteiten van de vrijetijdsdienst kunnen geannuleerd worden voor aanvang van de activiteit. Indien dit schriftelijk of via email aan de vrijetijdsdienst gemeld wordt ten laatste 7 dagen voor aanvang van de activiteit krijgt men het volledige inschrijfgeld terug. De terugbetaling wordt uitgevoerd na de vakantieperiode.

• Wat breng ik mee naar de opvang/activiteiten van de sport- en jeugddienst?

  Antwoord: Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kledij die aangepast is aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, regenjas bij slecht weer,... Geef kleuters reservekledij mee.
  
  Zorg bij de sportactiviteiten telkens voor binnen en buiten schoenen.
  
  Bij de sportkampen krijgen de kinderen één drinkbus per kalenderjaar, hiermee kunnen ze water vullen aan onze waterdispenser. Zo verminderen we de afvalberg en dragen we ons steentje bij voor een beter milieu.
  
  Bij de activiteiten brengen de kinderen een, liefst gezond, tussendoortje mee voor de voormiddag en namiddag.

• Verspreiden van foto's.

  Antwoord: Tijdens de activiteiten worden foto’s gemaakt. Door je kind in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons de toestemming om het beeldmateriaal te gebruiken op websites en/of publicaties. Indien je niet wil dat we beeldmateriaal van je kind maken, geef je dit aan in Kwandoo.
  

• Ongeval op kamp of tijdens een activiteit?

  Antwoord: Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier mee. Dit formulier kan je ook verkrijgen bij de sport- of vrijetijdsdienst. Je vult de gegevens van het kind aan en laat een arts de medische verklaring invullen. Je bezorgt de documenten aan de dienst die ze vervolledigt. Je betaalt alle kosten zelf en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Aan de apotheker vraag je een onkostennota. Beide documenten bezorg je aan de verzekering. Bewaar hiervan een kopie tot het ongeval volledig afgehandeld is.
  

• Aansprakelijkheid

  Antwoord: De inschrijver verklaart dat de deelnemer over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt wanneer het kind wordt afgetekend. We zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen. Breng dus geen waardevolle spullen mee. Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.
  

• Mijn kind gaat de eerste keer naar de activiteiten, kan ik een rondleiding krijgen?

  Antwoord: Ja, bij de eerste inschrijving is er altijd de mogelijkheid om een rondleiding te krijgen. Het is ook mogelijk om op een ander moment samen met het kind langs te komen.
  

• Hoe kan ik mijn kind inschrijven?

  Antwoord: Voor sportactiviteiten vanaf bepaalde data start de inschrijfperiode. Kinderen uit Kuurne kunnen online inschrijven bij aanvang van de inschrijfperiode, enkele dagen later kan er ook ingeschreven worden door kinderen die niet in Kuurne wonen, vanaf dan kan men zowel online als via de balie van de sportdienst inschrijven.
  
  Voor de vrijetijdsdienst kan vanaf bepaalde data start de inschrijfperiode, men kan dan online of aan de balie van de vrijetijdsdienst inschrijven.
  
  Voor activiteiten van de speelpleinwerking kan je ook de dag zelf inschrijven tussen 8u en 8u30 of 13u30 en 14u. Maar dan moet je wel rekening houden met langere wachttijden.
  
  Indien je ten laatste 7 dagen voor aanvang van de vakantieperiode ingeschreven bent voor speelpleinwerking krijg je een korting van 5% voor deze activiteiten.
  
  Extra voor en na opvang kan vooraf online of aan de balie ingeschreven worden, als dit 7 dagen voor aanvang van de vakantieperiode gebeurd krijgt u een korting van 5%.
  
  Onvoorziene extra opvang zal na afloop van de vakantieperiode via factuur aangerekend worden.

Betalingen

• Betalingsvoorwaarden

  Antwoord: Bij de sport- en jeugddienst moet vooraf betaald worden. Er kan online betaald worden bij inschrijving. Voor de extra opvang kan je vooraf inschrijven en online betalen, onverwachte of sporadische opvang zal na afloop van de vakantieperiode gefactureerd worden.
  
  Betaling van de factuur dient binnen de maand te gebeuren. Bij niet betaling wordt een kind, na twee aanmaningen en een aangetekend schrijven, uitgesloten om in te schrijven voor nieuwe activiteiten.
  
  Lukt het niet om het volledige bedrag onmiddellijk te betalen, neem dan contact op met de sport of vrijetijdsdienst, we zoeken dan samen voor een oplossing.

• Ik heb een vraag over mijn factuur

  Antwoord: Bij vragen of over facturen dient contact opgenomen worden met de vrijetijdsdienst. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur. Eventuele fouten worden rechtgezet in een volgende factuur of er wordt hiervoor een creditnota opgemaakt.

• Krijg ik een fiscaal attest?

  Antwoord: Ja, het fiscaal attest zal je op Kwandoo kunnen raadplegen en afdrukken. Op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

• Terugbetaling door derden

  Antwoord: Sommige mutualiteiten en werkgevers betalen bepaalde activiteiten gedeeltelijk terug. Informeer hiervoor bij je mutualiteit of werkgever of het die mogelijkheid biedt. Wanneer je een opleiding volgt bij de VDAB kan het zijn dat de opvang in de kinderopvang tijdens deze momenten terugbetaald wordt. Informeer hiervoor bij de VDAB of dit bij jouw opleiding het geval is.

Kansentarief UiTpas

• Kansentarief UiTpas

  Antwoord: Heeft u recht op kansentarief UiTpas neem dan contact op met het sociaal huis van uw gemeente of stad, om een UiTpas aan te kopen. Met die UiTpas kan u genieten van 80% korting op alle activiteiten van de sport en vrijetijdsdienst. Let wel op: ieder kind moet over een eigen UiTpas beschikken.
  
  Bij inschrijving neemt u best telkens contact op met de sport of vrijetijdsdienst.